Ситуация с кассовыми разрывами может возникнуть в любой компании. Это временно возникающий у предприятия недостаток денежных средств, которые необходимы для своевременной и полной оплаты произведенных расходов. По своей сути, это один из самых опасных финансовых рисков.
Как же избежать кассовых разрывов, и что делать, если неприятная ситуация все-таки случилась.
Как возникают кассовые разрывы?
В работе каждой организации существуют финансовые и операционные циклы. Они включают в себя процессы закупки продукции, производства товара и его продажи, затем выплаты средств поставщикам и получение их от дебиторов.
Кассовый разрыв возникает в случаях, когда сроки поступления денежных средств на предприятие не совпадают со сроками платежей.
К примеру, ваша компания планирует закупить партию сырья для производства товаров. Нужны средства, возвращенные дебитором по его задолженности. Однако он не может вернуть долг вовремя, потому средств нет. Появление разрывов – это рядовая ситуация и для небольших, и для крупных компаний.
Можно выделить основные причины, которые приводят к кассовым разрывам в организации:
- Полное отсутствие или неэффективность процесса планирования в краткосрочной и среднесрочной перспективе движения денежных средств на предприятии;
- Задержки с выплатой дебиторской задолженности;
- Экономическая обстановка в стране;
- Проблемы с экспортом;
- Принятие новых законов, напрямую влияющих на рабочие процессы.
- Санкции, наложенные на предприятие;
- Проблемы с логистикой;
- Возникновение форс-мажоров;
- Приостановка процессов из-за праздничных дней.
Как избежать кассовых разрывов?
Чтобы избежать неприятную ситуацию с кассовым разрывом, компания должна разработать и внедрить систему мер по их предотвращению, а также уметь находить источники покрытия кассовых разрывов.
На практике организации применяют самые разные мероприятия:
- Формирование плана движения средств. Разрыв можно спрогнозировать и предотвратить. Нужно заранее планировать предстоящие платежи и поступления средств. Обычно план составляется сроком на месяц. Можно спрогнозировать даты, на которые вероятно возникновение разрыва. От вас потребуется принять решение о том, за счет каких средств восполнить несоответствия. Это могут быть отсрочки выплат поставщикам или займы.
- Предоплата. Стоит предусмотреть возможность отказа покупателя от покупки. Ведь потом придется тратиться еще и на возврат товара. Но несмотря на все эти затраты, продажу вы так и не проведете. Задача руководства – стимулирование потребителей к совершению предоплаты. Как? Есть много решений: скидки, бесплатная доставка, подарки при совершении предоплаты или наценка на продукцию (когда в стоимость включают наложенный платеж и доставка изделия с курьером).
- Контроль над долгами. Если вы не контролируете дебиторские долгами, то совершаете большую управленческую ошибку. Эти долги «зависнут» на балансе компании. Контроль же обеспечит своевременный возврат задолженностей, вы ощутите постоянный приток средств. Нужно отслеживать просроченные задолженности и принимать меры к их погашению. Сначала вы связываетесь с дебитором, затем направляете претензию, далее обращаетесь в арбитражный суд или продаете долг сторонней организации.
- Уменьшение замороженных активов. Бывает, что денег в компании недостает из-за заморозки активов (продукция, сырье и прочее). Она появляется, когда отсутствует отлаженная модель закупок, когда вы закупаете слишком большие объемы сырья. Что делать? Покупайте товар в таком размере, который нужен для текущей операционной деятельности. Сэкономленные средства можно направить на повышение числа заказов или увеличение оборота.
Кроме того, можно использовать и другие способы для предотвращения кассовых разрывов, среди которых составление кассового плана, составление платежного календаря, разработка критериев для очередности платежей и др.
Что же делать, если случился кассовый разрыв?
Не всегда кассовый разрыв образуется вследствие слабого управленческого состава. Обычно причиной разрывов выступают объективные факторы. Но несмотря на это, основная задача менеджмента – минимизировать разрывы.
Не все меры по устранению разрывов приносят желаемый результат. Так, к неэффективному управлению финансами и негативным способам устранения кассовых разрывов можно отнести:
- пополнение финансовых ресурсов компании за счет краткосрочных кредитов;
- реализация товаров и продукции со значительным дисконтом;
- экстренная распродажа активов.
Однако есть способы, которые помогут грамотно покрыть кассовый разрыв в компании. Рассмотрим их подробнее.
- Рассрочка. Если делать небольшие выплаты каждый месяц, то это позволит не держать большой остаток на счете. При этом, рассрочку можно просить и от поставщиков, и от покупателей. Получение средств раньше срока и сокращение текущих расходов уменьшает кассовый разрыв. Еще одно преимущество такого метода – нет комиссии и процентов.
- Счет с овердрафтом. Речь идет о кредитовании счета компании. То есть если средств на счете на оплату текущих расходов будет недостаточно, их можно получить от банка без оформления кредита. После получения средств на счете образуется минус. Потом, когда вы переведете на него деньги, они пойдут на оплату задолженности. Чем хорошо овердрафт? Вы получите необходимые средства в минимальные сроки и автоматически покроете долг.
- Факторинг. Это комплексные услуги для организаций, которые работают по принципу постоплаты. Сначала магазин доставляет продукцию потребителю. Затем магазин уступает право требования задолженности фактору. Следующий шаг – перечисление фактором части денег компании. Средства покупателя идут фактору. Оставшуюся часть он также переводит компании. При этом вычитается комиссия. У этого способа есть масса плюсов: быстрое получение средств, предоставление денег без залога, частичная передача функций по контролю над дебиторскими долгами фактору.
- Льготные кредитки. Если оформить кредитную карту, это позволит проводить безналичную оплату текущих расходов. Этот метод удобен тем, что деньги вы получите мгновенно, а во время льготного периода не придется платить проценты.
Система казначейства
Мы уже сказали о том, что достичь оптимизации финансовых потоков и избежать кассовых разрывов помогают такие мероприятия, как оперативное планирование денежных средств, управление оборотным капиталом и т.д.
Комплекс всех этих инструментов объединяют в систему казначейства. Многие предприятия давно ее используют, где-то она присутствует в усеченном виде, а некоторые только задумываются о необходимости ее внедрения.
По сути, казначейство – центр всех расчетов в компании. В его сфере находятся все банковские счета компании, центральная касса предприятия и кассы всех подведомственных подразделений. Служба казначея ведет работы по соблюдению кассового бюджета компании.
Важно, грамотно выстроить систему, чтобы она была эффективна и давала реальные результаты: помогала устранять кассовые разрывы и принимать правильные управленческие решения.
Процесс создания казначейства условно можно разделить на 2 основных этапа:
- Построение модели функционирования казначейства: подготовительный этап, на котором в теории «проигрываются» все основные моменты работы новой для предприятия структуры;
- Внедрение и автоматизация службы казначейства в практику работы предприятия.
Цели и задачи казначейства
Цели системы казначейства условно можно разделить на две части - это обеспечение потребностей компании в денежных средствах и оптимизация денежных потоков.
Достичь их можно с помощью решения основных задач.
Так, для обеспечения потребности компании в денежных средствах потребуется:
- поддержание оптимального размера запаса денежных средств по центрам учета;
- устранение кассовых разрывов (отрицательное сальдо на конец периода);
- анализ доступности денежных средств.
Для оптимизации денежных потоков необходимо:
- установить KPI;
- составить календарное (понедельное) планирование денежных средств;
- наладить осуществление платежей в рамках бюджетных лимитов;
- контролировать каждый платеж (согласование заявок на расход);
- управлять договорными отношениями;
- управлять дебиторской задолженностью;
- управлять кредиторской задолженностью;
- вести план-фактный анализ календарного плана;
- контролировать KPI;
Кроме того, задачи по управлению ликвидностью и планированию денежных средств реализуются в таком инструменте как «Бюджетирование». Он очень тесно связан с казначейством.
Как организовано казначейство в программах 1С
До начала работ по внедрению системы необходимо определить цели, требования к системе, сроки, бюджет проекта и назначить ответственного. В качестве инициатора процесса и ответственного чаще всего выбирают финансового директора.
Чтобы получить упорядоченную и налаженную работу казначейства, нужно выбрать ту программу, которая идеально подойдет именно вашей компании.
- Заявки на расходование и поступление денежных средств;
- Контроль лимитов по бюджету в заявках;
- Реестры платежей по договору;
- Автоматическое формирование платежных документов;
- Платежный календарь и План-фактный анализ;
- Хранение сканированных копий счетов, договоров и актов.
Платежный календарь
Особое внимание стоит уделить такому полезному инструменту в системе, как платежный календарь. Ведь возникновение у компании кассовых разрывов во многом зависит от того, насколько точно финансовый директор может составить платежный календарь.
Мы готовы поделиться дельным советом: планируя платежи, опирайтесь на доступные средства.
Работает такой механизм: поступления, запланированные в бюджете движения денежных средств, делят на количество рабочих дней в месяце и полученную цифру заносят в платежный календарь как входящий денежный поток одного дня. По сути, другого верного решения и нет.
Лучше заранее определить, какую долю из запланированных к поступлению средств можно направить на оплату тех или иных счетов. Также в регламенте платежей лучше заранее определить размер страхового остатка средств на конец каждого рабочего дня, который будет приниматься в расчет при составлении платежного календаря.
Наши специалисты готовы рассказать о преимуществах работы, а также поделиться секретами управления денежными потоками и ведения платежного календаря.
В системе централизованное казначейство содержит блок бюджетирования. До начала года все компании планируют приход и расход средств в системе – создают БДДС. Масштабы могут различными, ежемесячные или ежегодные.
Блок «Казначейство и Бюджетирование» также реализован в решении «1С:Комплексная автоматизация 2».
Подсистема Казначейство позволяет эффективно управлять денежными средствами, которые находятся в кассах организации, на ее банковских счетах, а также контролировать все ее платежи.
Инструмент позволяет решить следующие задачи:
- планировать приход и расход денежных средств;
- отражать наличные и безналичные операции;
- контролировать наличие денежных средств;
- вести контроль целевого использования денежных средств;
- осуществлять денежные расчеты в иностранной валюте;
- работать с подотчетными лицами;
- контролировать взаиморасчеты;
- учитывать кредиты, займы, депозиты.
Для планирования платежей и контроля их своевременного исполнения здесь также можно вести платежный календарь. При заполнении платежного календаря в программе автоматическипроверяется возможность его выполнения.
Если вы используете программу версии 1.1, то у вас не будет возможности использования нового функционала решения. Позвоните специалистам Первого БИТа прямо сейчас. Они расскажут, как без проблем в учете перейти на версию 2.4 «1С:Комплексная автоматизация 2».
Для решения задач по казначейству и бюджетированию для крупных предприятий можно рассмотреть решение «1С:Управление холдингом», которое предназначено для автоматизации казначейских процессов современных компаний.
Система позволяет:
- создавать бюджетную модель любой сложности;
- использовать единые интерфейсы для ввода планов, их комментирования и анализа данных;
- работать через веб-клиент и специальный add-on-клиент для Microsoft Excel;
- прогнозировать показатели What If анализа, «скользящего планирования», «планирования от достигнутого», «снизу вверх» и «сверху вниз»;
- использовать инструменты консолидации отчетности выверки и исключения внутригрупповых операций;
- управлять ликвидностью и денежными потоками до среднесрочных и долгосрочных;
- работать с инструментами регламентации бюджетного процесса;
- лимитировать расходов и распределение ответственности между инициаторами платежей.
В системе предусмотрены различные варианты реакции на превышение бюджетных лимитов, от максимально жесткой (автоматическое отклонение
заявок, выходящих за рамки лимита) до более мягких (требование дополнительного обоснования или простое информирование ответственного).
Гибко настраиваемые директивы разрешения и запрета платежей позволяют запрещать платежи определенным контрагентам, по определенным договорам, «замораживать» средства на банковских счетах.
В «1С:Управление холдингом» функции управления по KPI и бизнес-анализа завершают палитру инструментов казначея такими средствами, как наглядные мониторы KPI, аналитические панели, средства рассылки отчетности по расписанию или изменению индикатора KPI, расшифровка показателей отчетности до документов внешних информационных баз.
Внедрение казначейства принесет вашему предприятию экономию от эффективного использования денежных средств и позволит избежать возникновения кассовых разрывов.
Дополнительную информацию можно получить в офисе компании:
Юля
E-mail: shtrih-m-kazan@mail.ru
Телефон + 7 843 519-87-64
Приобрести товар:
Торговый дом «ШТРИХ-М»
E-mail: shtrih-m-kazan@mail.ru
Телефон/факс: + 7 843 519-87-64